Search magnifier

חיפוש

עכשיו קל ונוח יותר למצוא כל כתבה ברוכים הבאים לאתר אקסטרה המחודש - עדכני ומגוון בשפע כתבות ומאמרים מקצועיים

תוכנה לניהול בתים משותפים ומגדלי מגורים

ההחלטה הכי חשובה של מנהלי חברות ניהול ואחזקה בדרך להצטיין בשירות לוועדי הבתים

מסך אפליקציה לדיירים (צילום: יואב בראל)

התנופה העצומה בבניית מגדלי מגורים בשנים האחרונות, והמורכבות הרבה בניהול ועד בית של בניינים אלה, אילצו את ועדי הבתים להסתייע בשירותיהן של חברות לניהול בתים משותפים. המשך הבנייה לגובה לא רק יחזק מגמה זו בהיבט של מעבר לחברות ניהול מקצועיות, אלא ידרוש מהן, בנוסף, להתנהל ביעילות מירבית!

המענה הנכון לאפקטיביות של חברות ניהול בתים משותפים, הוא עבודה באמצעות תוכנה מתקדמת לניהול בית משותף (מוכרת גם בשם תוכנה לניהול ועד בית), המאפשרת לנהל את ההיבטים הפיננסיים והתפעוליים בצורה מדויקת, מסודרת, יעילה ומקצועית. למעשה, קשה לראות בעידן החדש תפקוד של חברת ניהול בניינים משותפים ללא מערכת לבה כל כך משמעותית.

במאמר זה נעמוד על התרומה של מערכת תוכנה לניהול בית משותף ולניהול בניינים בפועל תוך פירוט יתרונותיה, ונחדד את הערך המוסף החשוב ביותר מבחינתי לבחירה של תוכנה לניהול בתים משותפים.

האבחנה הראשונה והעיקרית שיש לעשות, היא בין מערכות תוכנה שנועדו לחברות ניהול לצורך ניהול מספר בניינים, לבין תוכנות שנועדו לוועדי בתים. בעוד שתוכנות של חברות ניהול יתאימו גם לוועדי בתים של מגדלי מגורים ומתחמים גדולים, תוכנות ואפליקציות של ועדי בתים לא יתאימו לחברות הניהול.

תחומי הניהול

יש מספר תחומים שחברת ניהול לאחזקת מבנים בכלל ובנייני מגורים בפרט חייבת לנהל בכדי לתת שירות מקיף לוועדי הבתים ולדיירים אותם היא משרתת:

ניהול קריאות שירות – כלי שמאפשר ניהול משימות של אב הבית ומנהל האחזקה, תקשורת ביניהם לבין הדיירים, נוחות שימוש באמצעות אפליקציות לכל סוג של משתמשים, והעיקר – איסוף מידע היסטורי לניתוח העבר ותכנון לעתיד.

תחזוקת מערכות – ניהול מסודר ומקיף של כל מערכות הבניין, הסכמי תחזוקה עם יצרני הציוד, התראות לטיפולים שוטפים, וניהול האספקטים הכספיים.

כספים – הכל מתחיל ונגמר בכסף, החל מגבייה פרטנית מהדיירים, דרך ניהול תקציבים והוצאות קבועות, תשלומים לספקים ודו"חות כספיים לחברת הניהול ולוועד הבית.

מאגר בניינים ודיירים – בסיס הנתונים העיקרי של חברות הניהול הוא הבניינים שהם מתחזקים, פרטים על הדירות ועל הדיירים באותם בניינים. מידע זה מאפשר את הקשר הדו-כיווני עם הדיירים לכל מכלול השירותים הניתנים להם, כמו גם לאפשר גבייה מאובטחת ומתועדת.

טיפול מהיר בקריאות שירות ודיווח ביצוע לדייר

תוכנת ניהול תאפשר לכם קודם כל לקלוט פניות בצורה מסודרת וממוחשבת, ולא לרשום אותן על ניירות העלולים להיעלם או להישכח. מערכת מתקדמת בענן תאפשר לכם להתייעל עוד יותר באמצעות צפייה, מעקב וטיפול בפניות מכל מקום, בזמן אמת.

תוכנה טובה תעניק את היכולת לבצע פעולה אוטומטית יזומה של שליחת מסרונים במקרה של תקלות גם לכלל הדיירים וגם לצורך תפעול אנשי התחזוקה לטיפול בתקלות. מהלך זה ימנע הצפה של שיחות ותלונות מצד הדיירים ע"י הודעות מרוכזות לדיירים בזמן אמת, ויזרז את הטיפול באמצעות ההעברה המיידית של המסר על התקלה לאיש האחזקה הרלוונטי. ללא מערכת תוכנה, קשה לבצע מעקב שכל קריאות השירות מטופלות – מתי נפתחו, מי טיפל ומתי נסגרה הקריאה.

ניהול אפקטיבי של אחזקה שוטפת ומונעת

ניהול בית משותף בעידן החדש, המתאפיין במגמה הולכת ומתחזקת של בניינים רבי קומות מורכבים, מחייב תחזוקה שוטפת ומונעת ברמה גבוהה. בבניינים רבי קומות יש מערכות רבות, אלקטרומכניות ואחרות, שאם לא יתוחזקו בזמן – יכול להיגרם נזק כספי משמעותי לבעלי הדירות.

תוכנה מתקדמת לניהול בית משותף תאפשר לכם לתעד, לעקוב ולנהל פעולות תחזוקה שוטפת בצורה יעילה, מסודרת ומדויקת. המערכת תעניק לכם יכולת לקבל תזכורות אוטומטיות בכל הקשור לביצוע פעולות שוטפות ומשימות נקודתיות בבניין המשותף.

יעילות בגבייה וחיסכון בעלויות הגבייה

ערך מוסף משמעותי של תוכנה מתקדמת לניהול בית משותף מתבטא בחיסכון הגדול בכל הקשור לצמצום הסרבול בגביית מסי ועד והוצאות בניין. היכולות האוטומטיות של המערכת, יאפשרו לכם להוציא מכתבי גבייה אוטומטיים לדיירים ולהפיק, במידת הצורך, מכתבי התראה לפני נקיטת הליכים משפטיים. במערכות מתקדמות ניתנת האפשרות לדיירים לשלם מכל מקום באשראי באמצעות אפליקציה בסמרטפון. פעולה זו מקלה על המשלמים ומשפרת לאין ערוך את אחוזי הגבייה בהשוואה לתשלומים בצ'קים או במזומן.

הייעול של תהליך הגבייה בניהול בניינים מורכבים ורבי קומות (הדורשים משאבי גבייה לא מעטים) מתבטא לא רק בחיסכון רב בזמן, כי אם גם בצמצום משמעותי בכוח אדם ובפקידות העוסקות בתחום ה"קשה" של גביית כסף מדיירים. התשלום באמצעות כרטיס אשראי באפליקציה מאפשר לדייר לבחור באחת משלוש הפעולות. תשלום חודש מסוים ספציפי, תשלום מספר חודשים בבת אחת, או תשלום בהוראת קבע אוטמטית, פעולה שחוסכת התעסקות חוזרת ונשנית כל חודש וגם מונעת תפיסת מסגרת אשראי של כל התשלום השנתי.

ניהול מסודר ומדויק של הוצאות והכנסות

עבודה נכונה עם תוכנה לניהול בניינים משותפים תציג תמונה בהירה ומדויקת של הפעולות הפיננסיות, ותייצר את השקיפות הכל כך חשובה בסוג פעילות זה. מערכת מתקדמת תאפשר לכם להפיק אישורי תשלום מסודרים לכל דייר, לעקוב אחרי תשלומים לספקים, אנשי אחזקה ונותני שירות, להציג דו"ח מצב נתון, ולאתר פעולה שבוצעה בלחיצת כפתור.

מאגרי מידע חיוניים בזמינות מיידית

מערכת מתקדמת תעניק לכם אפשרות לחיפוש ואיתור נתונים על ספק, פרטי ציוד, בניין, דירה, דייר, ועד, או בעלי דירה מסוימים באמצעות מנגנון משוכלל. כמו כן תעניק לכם יכולת צפייה באמצעות הסמרטפון מכל מקום על ידי אפליקציית מובייל מהשטח.

תמונת מצב בזמן אמת

מערכת לניהול בתים משותפים תשחרר מאי -הוודאות ותציג בפניכם תמונת מצב מדויקת של הבניינים המשותפים, מבחינת היבטי הכספים, התחזוקה והתפעול. המערכת תאפשר לראות במבט-על וגם ברזולוציה גבוהה את מצב חובות הדיירים נכון ליום נתון, האם בוצעה אחזקה מונעת או פעולה מתוכננת, ולעקוב ברזולוציה גבוהה אחרי נותני השירותים ואנשי האחזקה.

מסמכים ודו"חות חכמים בשליפה אונליין

לא אחת יש צורך בשליפת נתונים חיוניים בזמן אמת: הצגת מצב נתון נקודתי, תובנות לגבי מגמות בניהול הבניינים, הצגת נתונים כספיים לאסיפות דיירים ולוועד. עם תוכנה מתקדמת לניהול ועד בית ניתן לשלוף דו"חות ממוחשבים לפי צורך בקליק אחד, כמו: דו"ח מצב הגבייה, דו"ח כספי תקופתי, דו"ח הוצאות בפילוח לפי נושאים, דו"ח הכנסות ותזרים לתקופה, דו"ח פניות לדיירים ועוד.

השיקולים המרכזיים בבחירת תוכנה לניהול בניינים

חשוב לקחת בחשבון מספר נקודות חשובות, אשר יחדיו מבטאות את הערך המוסף שעושה את ההבדל בין האופציות שעומדות בפניכם:

♦ בחרו מערכת שנמצאת בשימוש בחברות ניהול מובילות המתמודדות עם מורכבויות ובעיות תפעול. שימו דגש על קבלת המלצות לפני רכישה. מערכות תוכנה גדולות ומתפתחות בהתאם למשוב של הלקוחות המשתמשים, והניסיון שמצטבר לאורך השנים.

♦ הכי חשוב! בחרו מערכת ניהול מתקדמת, המקיפה את כל רכיבי הניהול הנדרשים ליעילות מירבית. אל תתפשרו על תוכנה או אפליקציה שנותנת מענה חלקי – גם אם היא חינמית. השיקול החשוב ביותר שלמערכת לבה לניהול שמכילה המון נתונים ותהליכים, וברגע שנבחרה, תהליך ההחלפה כואב מאוד, זה סוג של "חתונה"!

בחרו במי שמבין את העסק שלכם

מערכת בילד-אפ של חברת איי פוינט מערכות היא היחידה שנותנת פיתרון מקיף לכל צורכי חברות הניהול והאחזקה של בתים משותפים. איי פוינט היא החברה הוותיקה והגדולה ביותר בתחום התוכנות לחברות ניהול ואחזקת מבנים, ומנהלת כיום אלפי בניינים ברחבי הארץ.

טוב לדעת